Machbarkeitsanalyse schafft faktenbasierte Grundlage für Adobe-Workfront-Entscheidung

Faktenbasierte Grundlage für eine Adobe-Workfront-Entscheidung

Ein führender deutscher Anbieter von Software und Services für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Unternehmen wollte die Planung und Steuerung seiner Kommunikations-, Marketing- und Vertriebsmaßnahmen künftig strukturierter, transparenter und themenzentrierter gestalten. Strategische Ziele, thematische Schwerpunkte, operative Maßnahmen und deren Erfolgskontrolle wurden bislang über mehrere getrennte Werkzeuge gesteuert — mit spürbaren Medienbrüchen und eingeschränkter Übersicht für die beteiligten Fachbereiche. Adobe Workfront wurde als mögliches zentrales Planungs- und Steuerungstool identifiziert. Bevor über eine Einführung entschieden wurde, sollte jedoch eine unabhängige, faktenbasierte Antwort auf eine zentrale Frage stehen: Deckt Workfront die eigenen Anforderungen tatsächlich ab?

Prime Force wurde beauftragt, genau diese Frage im Rahmen einer strukturierten Machbarkeitsanalyse zu beantworten — ausdrücklich ohne Festlegung auf eine Einführung.

Schritt für Schritt

Auf Basis eines detaillierten Anforderungskatalogs, den das Projektteam des Kunden bereitgestellt hatte, bewerteten die Berater von Prime Force — mit langjähriger Erfahrung in Business-Analyse, Prozessdesign und Adobe Workfront — jede einzelne Anforderung individuell. Dabei wurde jede Anforderung auf technische, fachliche und organisatorische Umsetzbarkeit geprüft und schriftlich kommentiert; wo sinnvoll, entwickelte das Team alternative Lösungsansätze.

Um die Bewertung auf eine belastbare Grundlage zu stellen, führte das Team Discovery-Termine mit den Prozessverantwortlichen, der IT und den Fachbereichen des Kunden durch und analysierte bestehende Prozesse, Rollen, Systeme und die aktuelle Tool-Landschaft. Diese Erkenntnisse flossen direkt in die Machbarkeitsbewertung und die Aufwandsschätzung ein.

Für jede Anforderung schätzte das Team Komplexität und Aufwand ein, prüfte die Eignung für einen ersten MVP-Umfang und identifizierte technische wie organisatorische Risiken. Parallel dokumentierte es alle Annahmen, die der Bewertung zugrunde lagen, und leitete daraus klare Empfehlungen für Priorisierung und weiteres Vorgehen ab. Im Rahmen der Analyse wurde zudem der Integrationsbedarf zu den relevanten Drittsystemen in der Systemlandschaft des Kunden bewertet.

Alle Ergebnisse wurden in einem strukturierten Bericht zusammengefasst und den Stakeholdern in einer eigenen Ergebnispräsentation vorgestellt, gefolgt von einer Q&A-Session einige Wochen später, sobald das Team ausreichend Zeit zur internen Prüfung hatte.

Ergebnisse

Die Analyse umfasste 30 detaillierte Anforderungen aus den Bereichen Kommunikationsplanung, Kampagnen- und Aufgabenmanagement, Budgetcontrolling, Zugriffssteuerung sowie Integration in die bestehende Systemlandschaft des Kunden.

• 87 % der Anforderungen (26 von 30) wurden als vollständig umsetzbar bewertet, die restlichen 13 % (4 von 30) als teilweise umsetzbar — keine einzige Anforderung wurde als nicht umsetzbar eingestuft
• Zwei Drittel der Anforderungen (67 %) lassen sich mit Workfronts Standardfunktionalität abbilden; ein Teil davon zusätzlich über die native Automatisierung mit Workfront Fusion (10 %), der Rest erfordert gezielte Integrationsarbeit
• 73 % der Anforderungen wurden als geeignet für einen ersten MVP-Umfang eingestuft — eine realistische Grundlage für eine erste Rollout-Phase
• Die Komplexität variierte deutlich: von schnell konfigurierbaren Anforderungen bis zu einer kleineren Gruppe komplexer Anforderungen, die sich vor allem auf systemübergreifende Integrationen und Reporting konzentrierten
• Die Lizenzanalyse empfiehlt die Add-ons Planning und Fusion als besonders sinnvoll; Data Connect wird je nach Bedarf an BI-Integration als prüfenswert eingestuft

Ergebnisse auf einen Blick – 30 bewertete Anforderungen

Vertiefte Erkenntnisse: Integration, KI und Risiken

Über die Anforderungsbewertung hinaus ging das Team gezielt in die Tiefe — dort, wo Entscheider erfahrungsgemäß die kritischsten Fragen stellen.

• Schnittstellenanalyse: In einer vertieften Prüfung der Systemlandschaft bewertete das Team elf bestehende Werkzeuge und Integrationen — von Kollaborations- und Kommunikationstools bis zu Marketing-, Social-Media- und BI-Systemen. Für acht ließ sich eine Anbindung realisieren, größtenteils über native Konnektoren oder das Fusion-Add-on; bei zwei bestehenden Systemen war aufgrund fehlender oder nicht dokumentierter Schnittstellen keine Anbindung möglich — ein Fakt, der früh sichtbar wurde und in die weitere Planung einfließen konnte
• KI-Funktionalitäten: Auch die KI-Funktionen von Adobe Workfront wurden geprüft, von automatischen Zusammenfassungen und kontextbezogener Suche bis zur KI-gestützten Datenpflege im Planning-Add-on. Eine im Projektverlauf neu aufgekommene Frage zum Umgang der KI-Funktionen mit sensiblen Daten wurde direkt mit in die Bewertung aufgenommen — ein gutes Beispiel dafür, wie die Analyse auf neue Themen reagieren konnte, statt starr am ursprünglichen Anforderungskatalog festzuhalten
• Funktionsfähige Demo: Ergänzend baute das Team eine Demo-Umgebung mit realen Workfront-Oberflächen auf — von der Anfrage- und Planungsansicht bis zu automatisierten Reporting-Dashboards —, um den Stakeholdern die tatsächliche Funktionsweise greifbar zu machen, statt sie nur zu beschreiben
• Risikomanagement: Für die zentralen Risikofelder — Datenmodell und Systemarchitektur, System- und Integrationsabhängigkeiten, Prozess- und Governance-Anforderungen sowie Implementierungsaufwand — leitete das Team konkrete Mitigationsmaßnahmen ab, etwa eine verbindliche Objekthierarchie und ein klares Rollen- und Berechtigungskonzept als Grundlage für konsistente Integrationen

Integrationslandschaft rund um Adobe Workfront

Von der Analyse zum Fahrplan

Die Machbarkeitsanalyse blieb nicht bei der reinen Bewertung stehen: Auf ihrer Grundlage entstand ein konkreter, ressourcenseitig geplanter Fahrplan für eine mögliche Einführung — von der Feinschärfung des MVP-Umfangs über das fachliche Detailkonzept und die Konfiguration bis zu Test, Training und Rollout, gefolgt von Support und Weiterentwicklung nach dem Go-live. Aus einer unabhängigen Bewertung wurde so in kurzer Zeit ein umsetzbarer, gemeinsam abgestimmter Projektplan — die transparente Entscheidungsgrundlage, die dem Management und den Fachbereichen genau zeigte, wo Adobe Workfront passt, wo Konfiguration oder Integration nötig ist und wie eine realistische erste Projektphase aussehen könnte.