Analiza wykonalności jako oparta na faktach podstawa decyzji dotyczącej Adobe Workfront

Oparta na faktach podstawa decyzji dotyczącej Adobe Workfront

Wiodący niemiecki dostawca oprogramowania i usług dla doradców podatkowych, biegłych rewidentów i przedsiębiorstw chciał w bardziej uporządkowany, przejrzysty i tematyczny sposób planować oraz zarządzać działaniami z zakresu komunikacji, marketingu i sprzedaży. Cele strategiczne, priorytety tematyczne, działania operacyjne i monitorowanie wyników były dotychczas zarządzane za pomocą kilku oddzielnych narzędzi, co prowadziło do wyraźnego rozproszenia procesów i ograniczonej widoczności dla zaangażowanych zespołów. Adobe Workfront został wskazany jako potencjalna centralna platforma do planowania i zarządzania. Przed podjęciem decyzji o jego wdrożeniu firma chciała jednak uzyskać niezależną, opartą na faktach odpowiedź na kluczowe pytanie: Czy Workfront rzeczywiście spełnia jej wymagania?

Prime Force otrzymało zadanie udzielenia odpowiedzi na to pytanie w ramach ustrukturyzowanej analizy wykonalności — bez żadnego zobowiązania do późniejszego wdrożenia.

Krok po kroku

Na podstawie szczegółowego katalogu wymagań dostarczonego przez zespół projektowy klienta konsultanci Prime Force — z bogatym doświadczeniem w analizie biznesowej, projektowaniu procesów i Adobe Workfront — ocenili każde wymaganie indywidualnie. Każde z nich zostało przeanalizowane pod kątem wykonalności technicznej, funkcjonalnej i organizacyjnej oraz udokumentowane na piśmie. W razie potrzeby zespół opracował również alternatywne podejścia do realizacji.

Aby stworzyć solidną podstawę do oceny, zespół przeprowadził sesje Discovery z właścicielami procesów, zespołami IT i jednostkami biznesowymi klienta oraz przeanalizował istniejące procesy, role, systemy i aktualne środowisko narzędziowe. Wyniki tych analiz zostały bezpośrednio uwzględnione w ocenie wykonalności i szacowaniu nakładu pracy.

Dla każdego wymagania zespół ocenił jego złożoność i nakład pracy, określił jego przydatność w ramach początkowego zakresu MVP oraz zidentyfikował potencjalne ryzyka techniczne i organizacyjne. Równolegle udokumentowano wszystkie założenia leżące u podstaw oceny, zapewniając przejrzystą podstawę do ustalenia priorytetów i rekomendacji dotyczących kolejnych kroków. W ramach analizy zespół ocenił również wymagania dotyczące integracji z istotnymi systemami zewnętrznymi w środowisku systemowym klienta.

Wszystkie ustalenia zostały zebrane w ustrukturyzowanym raporcie i przedstawione interesariuszom podczas dedykowanej prezentacji wyników. Kilka tygodni później odbyła się sesja Q&A, która dała zespołowi klienta wystarczająco dużo czasu na wewnętrzną analizę i ocenę wyników.

Wyniki

Analiza objęła 30 szczegółowych wymagań dotyczących planowania komunikacji, zarządzania kampaniami i zadaniami, kontroli budżetu, zarządzania dostępem oraz integracji z istniejącym środowiskiem systemowym klienta.

• 87% wymagań (26 z 30) oceniono jako w pełni wykonalne, a pozostałe 13% (4 z 30) jako częściowo wykonalne — żadne wymaganie nie zostało uznane za niewykonalne
• Dwie trzecie wymagań (67%) można zrealizować przy użyciu standardowych funkcji Workfront; kolejne 10%można pokryć dzięki natywnej automatyzacji z wykorzystaniem Workfront Fusion, natomiast pozostałe wymagania wymagają ukierunkowanych prac integracyjnych
• 73% wymagań uznano za odpowiednie do uwzględnienia w początkowym zakresie MVP, tworząc realistyczną podstawę dla pierwszego etapu wdrożenia
• Złożoność wymagań była bardzo zróżnicowana — od wymagań, które można było szybko skonfigurować, po niewielką grupę złożonych wymagań, związanych przede wszystkim z integracją między systemami i raportowaniem
• Analiza licencjonowania wskazała dodatki Planning i Fusion jako szczególnie istotne; Data Connect uznano za rozwiązanie warte rozważenia w zależności od potrzeb w zakresie integracji z systemami BI

Wyniki w skrócie – 30 ocenionych wymagań
 

Szczegółowe wnioski: integracje, AI i ryzyka

Oprócz oceny wymagań zespół przyjrzał się bliżej obszarom, w których osoby decyzyjne zazwyczaj mają najbardziej istotne pytania.

Analiza integracji: W ramach szczegółowej analizy środowiska systemowego zespół ocenił jedenaście istniejących narzędzi i integracji — od narzędzi do współpracy i komunikacji po systemy marketingowe, media społecznościowe i rozwiązania BI. Integrację można było zrealizować dla ośmiu z nich, przede wszystkim za pomocą natywnych konektorów lub dodatku Fusion. W przypadku dwóch istniejących systemów integracja nie była możliwa ze względu na brakujące lub nieudokumentowane interfejsy — fakt ten został zidentyfikowany na wczesnym etapie, dzięki czemu można go było uwzględnić w dalszym planowaniu.

• Możliwości AI: Zespół ocenił również możliwości AI w Adobe Workfront — od automatycznego tworzenia podsumowań i wyszukiwania uwzględniającego kontekst po wspierane przez AI zarządzanie danymi w dodatku Planning. Nowe pytanie, które pojawiło się w trakcie projektu dotyczące sposobu przetwarzania danych wrażliwych przez funkcje AI, zostało bezpośrednio uwzględnione w analizie. To dobry przykład tego, jak analiza może reagować na nowe zagadnienia, zamiast sztywno trzymać się pierwotnego katalogu wymagań.
• Demo funkcjonalne: Zespół stworzył również środowisko demonstracyjne z wykorzystaniem rzeczywistych interfejsów Workfront — od widoków zgłoszeń i planowania po zautomatyzowane pulpity raportowe — zapewniając interesariuszom praktyczny wgląd w działanie platformy, zamiast jedynie opisywać jej możliwości.
• Zarządzanie ryzykiem: Dla kluczowych obszarów ryzyka — modelu danych i architektury systemu, zależności między systemami i integracjami, wymagań procesowych i dotyczących governance oraz nakładu pracy związanego z wdrożeniem — zespół opracował konkretne działania minimalizujące ryzyko, takie jak ustanowienie jasno zdefiniowanej hierarchii obiektów oraz przejrzystego modelu ról i uprawnień jako podstawy spójnych integracji.

Środowisko integracyjne Adobe Workfront

Od analizy do planu działania

Analiza wykonalności wykraczała poza samą ocenę: stworzyła podstawę do opracowania konkretnego planu wdrożenia z uwzględnieniem zasobów — od doprecyzowania zakresu MVP i opracowania szczegółowej koncepcji funkcjonalnej, przez konfigurację, testowanie, szkolenia i uruchomienie rozwiązania, aż po wsparcie po wdrożeniu oraz dalszy rozwój.

W krótkim czasie niezależna ocena przekształciła się w konkretny, wspólnie uzgodniony plan projektu — zapewniając kadrze zarządzającej i zespołom biznesowym przejrzystość niezbędną do zrozumienia, gdzie Adobe Workfront odpowiada na ich potrzeby, gdzie konieczna jest konfiguracja lub integracja oraz jak realistycznie może wyglądać pierwszy etap projektu.