Anforderungen
Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben war eine zentrale Anforderung. Zudem musste ein Klassifizierungssystem für Dokumente (CSD) mit über 50 verschiedenen Klassen nahtlos in das neue DMS eingebunden werden.
Key features of the customised solution
Prime Force wurde mit der Bewältigung dieser Herausforderungen beauftragt und setzte für den Automobilhersteller ein leistungsstarkes Managementsystem für Rechtsdokumente um. Dabei nutzten wir unsere Expertise, um eine Lösung zu entwickeln, die den Anforderungen des Kunden entspricht und folgende zentrale Schritte und Funktionen beinhaltet:
- Integration des Klassifizierungssystems: Das neue DMS verfügt über ein nahtlos integriertes Klassifizierungssystem für Dokumente (CSD), das gewährleistet, dass Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist übersichtlich organisiert und jederzeit einfach abrufbar sind.
- Flexibles Systemkonzept: Das entwickelte Konzept ermöglicht die Integration weiterer Abteilungen, unterstützt eine sichere teamübergreifende Zusammenarbeit und erlaubt individuelle Rollen- sowie Berechtigungseinstellungen pro Abteilung.
- Migration und Transformation: Der Wechsel vom bisherigen Altsystem zum neuen DMS erfolgte reibungslos, wobei die Datenintegrität gewahrt und die Funktionalitäten erweitert wurden.
- Maßgeschneiderte Benutzeroberfläche: Ein individuell mit dem ECSF-Framework entwickeltes Webtop erfüllt nun die spezifischen Anforderungen der Rechtsabteilung und bietet eine intuitive Oberfläche mit maßgeschneiderten Plugins und Erweiterungen.
- Umfassende Rollen und Berechtigungen: Die DMS-Implementierung beinhaltet ein ganzheitliches Rollen- und Berechtigungskonzept, das durch maßgeschneiderte, bereichsbasierte Erweiterungen ergänzt wird. So ermöglicht es eine flexible Dokumentenklassifizierung und bietet zudem Funktionen für Litigation Hold sowie E-Discovery.
- Maßgeschneiderte Kollaborationsfunktionen: Das DMS für die Rechtsabteilung wurde um individuelle Funktionen für die Zusammenarbeit erweitert. Dazu gehören vordefinierte Aufgaben, sicheres Dokumenten-Sharing, flexible persönliche und Gruppenstrukturen sowie Tools zum Hinzufügen von Kommentaren, Notizen, Datenblättern und Berichten.
- Integration mit Microsoft Exchange: Die Anbindung des DMS an Microsoft Exchange hat das Informationsmanagement zentralisiert und die Kommunikation vereinfacht. Dadurch sind eine effiziente Kontaktsynchronisation sowie die Archivierung von E-Mails gewährleistet.