Tło projektu
Zgodność z regulacjami rządowymi była kluczowym czynnikiem, a integracja systemu klasyfikacji dokumentów (CSD) z ponad 50 różnymi typami klas musiała zostać bezproblemowo wdrożona do nowego DMS.
Kluczowe cechy rozwiązania szytego na miarę:
Prime Force powierzono pokonanie tych wyzwań i wdrożenie niezawodnego systemu zarządzania dokumentami prawnymi dla producenta OEM z branży motoryzacyjnej. Wykorzystaliśmy naszą wiedzę, aby opracować rozwiązanie spełniające wymagania klienta i obejmujące następujące kluczowe kroki i funkcje:
- Integracja systemu klasyfikacji: Nowy system DMS zapewnia teraz płynnie zintegrowany system klasyfikacji dokumentów (CSD), uporządkowanych i zgodnie z prawem możliwych do odzyskania w prosty sposób w okresie przechowywania.
- Elastyczna koncepcja systemu: Opracowana koncepcja wspiera wdrażanie dodatkowych działów, wspierając bezpieczną współpracę między zespołami i umożliwiając indywidualne ustawienia ról i uprawnień dla każdego działu.
- Migracja i transformacja: Przejście z istniejącego systemu do nowego DMS zostało przeprowadzone bezbłędnie, z zachowaniem integralności danych i rozszerzeniem funkcjonalności.
- Indywidualny interfejs użytkownika: Stworzony na zamówienie Webtop, wykorzystujący ECSF-Framework, zaspokaja teraz specyficzne potrzeby działu prawnego, oferując intuicyjny interfejs z niestandardowymi wtyczkami i rozszerzeniami.
- Rozbudowane role i uprawnienia: Wdrożenie DMS obejmuje kompleksową strukturę ról i uprawnień, wzbogaconą o niestandardowe rozszerzenia oparte na ich zakresie w celu elastycznej klasyfikacji dokumentów, wraz z możliwością wstrzymania postępowania sądowego i e-discovery.
- Niestandardowe funkcje współpracy: System DMS dla działu prawnego został wzbogacony o niestandardowe funkcje współpracy, w tym predefiniowane zadania, bezpieczne udostępnianie dokumentów, adaptowalne struktury osobiste i grupowe oraz narzędzia do dodawania komentarzy, notatek, arkuszy informacyjnych i raportów.
- Integracja z Microsoft Exchange: Integracja DMS z Microsoft Exchange scentralizowała zarządzanie informacjami i usprawniła komunikację, umożliwiając wydajną synchronizację kontaktów i archiwizację wiadomości e-mail.