Wykorzystanie modelowania procesów opartego na chatbocie do przyspieszenia cyfryzacji MŚP

Wiele firm stoi przed wyzwaniem wspierania swojej działalności za pomocą technologii cyfrowych w ukierunkowany sposób. Modele procesów biznesowych odgrywają tu główną rolę - zwłaszcza przy wprowadzaniu odpowiednich systemów informatycznych. Jednak małe i średnie przedsiębiorstwa często mają trudności z rejestrowaniem i ulepszaniem swoich procesów. W ramach projektu KICoPro zostanie opracowany pilot modelowania oparty na chatbocie, który pomoże uchwycić i ulepszyć procesy biznesowe, wykorzystując moc zaawansowanych dużych modeli językowych.

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) jest uważane za ważną podstawę do osiągania celów korporacyjnych. Modele procesów biznesowych odgrywają centralną rolę w cyklu życia BPM w zakresie projektowania, kontrolowania i analizowania działań biznesowych. Służą one między innymi jako podstawa do wprowadzania systemów informatycznych, inżynierii wymagań, a zwłaszcza projektów cyfryzacji firm.

Podczas gdy duże firmy były już w stanie zbudować własną wiedzę w tej dziedzinie, wiele małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) często ma trudności z wystarczająco profesjonalnym podejściem do tematu BPM. Praktyka pokazuje, że wiele projektów cyfryzacji i optymalizacji kończy się niepowodzeniem lub nawet nie jest podejmowanych z powodu braku rozważań związanych z procesami. Przykłady dotkniętych sektorów obejmują przedsiębiorstwa komunalne (dostawy energii i wody, odprowadzanie ścieków i utylizacja odpadów) oraz przemysł wytwórczy.

W rezultacie systemy informatyczne są często wprowadzane jedynie w podstawowy sposób i bez wystarczającej integracji procesów. Oznacza to, że znaczący potencjał cyfryzacji nie jest wykorzystywany. Jak wskazuje badanie Fundacji Bertelsmanna z 2020 r., MŚP pozostają pod tym względem w tyle za dużymi firmami. Bez dogłębnego modelowania istniejących procesów istnieje również ryzyko wzbogacenia istniejących - i często nieoptymalnych - procesów o rozwiązania cyfrowe, które nie rozwiązują podstawowych problemów (patrz cytat z Thorstena Dirksa na szczycie biznesowym Süddeutsche Zeitung 2015).

Dla wielu MŚP stworzenie wstępnego modelu procesu w celu udokumentowania istniejących procedur firmy, co jest niezbędne dla BPM, jest często niewykonalne z powodu braku wiedzy specjalistycznej lub ograniczeń finansowych.

W ramach projektu KICoPro potencjał dużych modeli językowych (LLM) zostanie zbadany i wykorzystany do wspierania firm, w szczególności MŚP, w dokumentowaniu i ulepszaniu ich procesów. Celem jest umożliwienie firmom rejestrowania swoich procesów za pomocą chatbota. Chatbot wspierany przez LLM będzie działał jako modeler procesów, generując dokładne modele procesów poprzez zadawanie właściwych pytań. Sztuczna inteligencja powinna również pomagać w przekształcaniu udokumentowanych bieżących procesów w zoptymalizowane procesy docelowe. Może to zmniejszyć bariery dla firm w skutecznym wdrażaniu projektów cyfryzacji. Wykorzystanie sztucznej inteligencji może również znacznie obniżyć koszty gromadzenia danych procesowych, dzięki czemu można osiągnąć szerokie zastosowanie w gospodarce. Badania naukowe koncentrują się na pytaniu, w jakim stopniu istniejące modele językowe, które do tej pory były szkolone wyłącznie na danych tekstowych, nauczyły się już "wiedzy o procesach", a tym samym mogą przejąć rolę modelowania procesów. Ponadto mają zostać opracowane i przetestowane nowe metody szkoleniowe, aby nauczyć modele językowe lepszego rozumienia procesów.

Projekt jest finansowany przez BMBF w ramach działania "KMU-innovativ" z kodem finansowania 01IS24053C. Konsorcjum składa się z Prime Force Freiburg GmbH (partner rozwojowy), Pentadoc AG (partner aplikacyjny) i Instytutu Systemów Informatycznych (IWi) w DFKI (partner badawczy). Różne mniejsze firmy są zaangażowane jako partnerzy stowarzyszeni.

Publicznie dostępny prototyp zostanie udostępniony w trakcie trwania projektu i ogłoszony za pośrednictwem kanałów mediów społecznościowych partnerów projektu.

Informacje o Prime Force

Prime Force Freiburg GmbH (PFF) to firma konsultingowa z branży IT, koncentrująca się na procesach związanych z dokumentami, która obecnie zatrudnia 5 osób w swojej lokalizacji we Freiburgu. Grupa Prime Force zatrudnia około 150 osób w różnych oddziałach we wszystkich lokalizacjach. Każdy z oddziałów działa jako niezależna spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Założyciele PFF pracują nad tematem sztucznej inteligencji odpowiednio od 1998 i 2001 roku, a sukces sztucznej inteligencji dzięki głębokiemu uczeniu się i LLM znacznie przewyższa technologie stosowane do tej pory. Digitalizacja i inteligentna klasyfikacja dokumentów, a także ekstrakcja danych to obszary specjalizacji PFF, które zostały już sprawdzone w dużych korporacjach, a także u mniejszych klientów publicznych. Ręczne projektowanie procesów i ich ręczne wdrażanie to niektóre ze specjalności PFF.

Informacje o Pentadoc

Pentadoc AG jest niezależną od produktu firmą doradczą w zakresie zarządzania, która specjalizuje się w cyfryzacji dokumentów i procesów od momentu założenia firmy w 1998 roku. Ta średniej wielkości firma konsultingowa od 25 lat doradza firmom z różnych branż. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu Pentadoc posiada nie tylko wiedzę metodologiczną w zakresie doradztwa procesowego, ale także dogłębną wiedzę techniczną i proceduralną w odpowiednich branżach podstawowych oraz praktyczny wgląd w specyficzne wyzwania i często istniejące deficyty po stronie MŚP w obszarze GPM.

Informacje o IWi w DFKI

Instytut Systemów Informacyjnych (Institut für Wirtschafsinformatik, IWi) w Niemieckim Centrum Badań nad Sztuczną Inteligencją (Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz, DFKI) w Saarbrücken od wielu lat zajmuje się zarządzaniem procesami biznesowymi i modelowaniem procesów. Jednym z głównych obszarów badań jest wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) i wartości dodanej, jaką generuje ona dla firm. Projekt ten opiera się na doświadczeniu w dziedzinie modelowania procesów i innowacyjnego wykorzystania sztucznej inteligencji do kontrolowania i usprawniania procesów biznesowych. Sprzęt AI dostępny w instytucie zapewnia bezpieczne przetwarzanie danych firmowych.